Die richtige Software für Zeitarbeitsunternehmen

Voraussetzungen für die Softwareauswahl

Die Entscheidung, mit welcher Software ein Unternehmen das Personalmanagement, das Kundenmanagement und die Buchhaltung tätigt, ist folgenschwer und sollte daher niemals unter Zeitdruck geschehen. Ähnlich wie beim Hausbau können Fehler in der Planung mit erheblichen zukünftigen Kosten verbunden sein. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto wichtiger ist es, im Vorfeld sowohl Entscheider als auch zukünftige Anwender in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Getreu dem Motto „Bevor man findet, muss man wissen, was man sucht“, ist die Definition von Grundanforderungen für das weitere Vorgehen entscheidend. Hierbei soll Ihnen die folgende Aufstellung helfen. Desweiteren finden Sie einen detaillierten Überblick über Softwareanbieter für die Zeitarbeitsbranche.

Eigenschaften von Software und ihre Kriterien

Grundsätzlich gelten die folgenden Softwareauswahlkriterien:

• Schnelligkeit
• Kosten
• Qualität
• Funktionsvielfalt

Schnelligkeit

In diesem Unterpunkt unterscheidet man die Geschwindigkeit des Bezugs bis zur vollständigen Funktionsfähigkeit und die Geschwindigkeit der Anwendung, aber auch die Erreichbarkeit von Support und Softwarewartung ist ausschlaggebend. Wie viel Zeit von der Kaufentscheidung bis zur wirklichen Nutzung der Software vergeht, hängt hauptsächlich von der Unternehmensgröße, der Verfügbarkeit der Software, der Systemkompatibilität und der direkten Anwendbarkeit (Schulungsaufwand) ab. Hinzu kommt der Sachverhalt, ob die Software in ein bestehendes System integriert wird oder gar eine andere Software ersetzen soll. Um diese Parameter einzuschätzen, ist Fachkunde ratsam.

Dass eine Anwendung kurz nach ihrem Programmstart für den Anwender zur Verfügung steht, sollte in der heutigen Zeit eher eine Voraussetzung als ein Unterscheidungsmerkmal darstellen und wird von den meisten Programmen ohne Probleme bewerkstelligt. Für Software, die auf eine große Datenbasis in Form von Datenbanken zugreifen muss, wie es in der Unternehmenspraxis üblich ist, bestehen aber doch große Unterschiede in den Zugriffszeiten. Nichts ist ärgerlicher für Sie und Ihre Mitarbeiter, als durch unnötige Wartezeiten im Arbeitsfluss behindert zu werden. Sie sollten im Auswahlprozess somit einen Testbetrieb mit großem Datenbestand durchführen. Die Ansprechpartner der Entwicklungsunternehmen stehen Ihnen hierbei sicherlich gern zur Seite.

Kosten

Die Aufwendungen für die Software setzen sich aus unterschiedlichen Positionen zusammen. Dabei ist eine bloße Betrachtung des Anschaffungspreises irreführend. Vielmehr müssen die Folgekosten betrachtet werden, da nicht selten die Verteilung von Anschaffungs- und Folgekosten bei 20 Prozent zu 80 Prozent liegt.

Die Anschaffungskosten bestimmen sich meistens durch den Umfang des in Anspruch genommenen Softwarepakets und der Nutzerzahl dieser Software. Die Entwicklungsfirmen setzen häufig auf einen modularen Aufbau in verschiedenen Funktionseinheiten. Dies geschieht hauptsächlich, um den Kunden eine individuelle Funktionsvielfalt zu bieten, aber auch um weitere Erträge zu erzielen. Möchten Sie das gleiche System von verschiedenen Arbeitsplätzen aus nutzen, dann benötigen Sie zusätzliche Softwarelizenzen, die wiederum die Anschaffungskosten steigen lassen und auch die entsprechenden Hardwareressourcen (Client-Server). Weitere Softwarelizenzen lassen sich auch nach der Anschaffung der Software erwerben.

Um mit der neuen Software adäquat arbeiten zu können, empfiehlt es sich, an einem Seminarprogramm des Entwicklers teilzunehmen. Gerade im Personalmanagement oder auch in der Buchhaltung sind die wenigsten Funktionen selbsterklärend. Also entweder man erarbeitet die Funktionsweisen anhand des mitgelieferten Handbuchs oder man nimmt sich die Zeit und das Geld, um die Seminare zu besuchen. Je nach Anzahl der zu schulenden Personen, kann das zu einem größeren Kostenfaktor heranwachsen, da man nicht nur das Seminar bezahlt, sondern auch die Zeit, in der der Mitarbeiter vor Ort ist.

Die laufenden Betriebskosten einer Software sind durch Support- und Updatekosten gekennzeichnet. Hier gibt es unterschiedliche Berechnungsgrundlagen. Einige Softwarefirmen verlangen eine monatlich gleich bleibende Support- und Updategebühr, die sicherlich für die Kostenkalkulation eine gute Basis bildet, andere rechnen den Support und die Updates einzeln ab. Ohne eine Lanze für die Softwareentwickler brechen zu wollen, so sollte man sich klar sein, dass hinsichtlich der Updates eine professionelle Weiterentwicklung der Unternehmenssoftware, die Aktualisierungen und Anpassungen an beispielsweise aktuelle Gesetzesänderungen laufende Kosten verursachen. Diese müssen weitergereicht werden, um wirtschaftlich nachhaltig arbeiten zu können.

Qualität

Ein Softwareprogramm ist eine sehr komplexe Einheit, die nicht nur in sich funktionieren muss, sonder auch mit externen Programmen und Systemen zusammenarbeitet. In welcher Weise das störungsfrei möglich ist, macht eine Kriterium der Qualität aus. Sollte es zu möglichen Programmfehlern kommen, markiert die Art, Weise und Zeitfolge der fachlichen Unterstützung durch den Hersteller eine weitere Säule der Qualitätsbetrachtung.

Die Anwendbarkeit von Funktionen des Programms (usability), also die Umsetzung von Prozessen sowohl in grafischer als auch in ablauforientierter Hinsicht, ist ein sehr wichtiger Entscheidungsfaktor bei der Softwareauswahl und bedingt die Qualität der Software. Sie entscheidet auch über die Lernaufwendung für den zukünftigen Benutzer, ist also zeit- und kostenrelevant.

Eine gute Anwendung zeichnet sich desweiteren durch eine lückenlose und verständliche Dokumentation aus.

Funktionsvielfalt

Zuletzt angeführt, aber nicht minder entscheidend, ist der Faktor der Funktionsvielfalt. Hierzu ist es wichtig die benötigten Funktionen zu kennen und aufzulisten. Schreiben Sie diese ruhig auf einem Blatt nieder und kategorisieren Sie in benötigte und wünschenswerte Funktionen. Desweiteren überlegen Sie sich, mit welchen Programmen oder Unternehmensbereichen eine Interaktion stattfinden sollte. Fast jede Unternehmenssoftware bietet Exportfunktionen für Daten und auch Schnittstellen, um eine Datenbasis mit anderen Programmen nutzbar zu machen (beispielsweise Datev -Schnittstelle).

Entscheidend für die Sicherheit der meist sensiblen Daten bei mehreren Benutzern ist die Möglichkeit, verschiedene Benutzerrechte zuweisen zu können. Bedenken Sie hierbei, welche Funktionseinheiten mit der Software arbeiten sollen und wie die einzelnen Berechtigungen festzulegen sind.

Bestimmt fallen Ihnen noch weitere spezifische Anforderungen an Ihr Softwareprodukt ein. Jetzt haben Sie einen Anforderungskatalog, mit dem Sie sich auf die Suche nach der passenden Software machen können. Da sich aus dem jetzigen Zeitpunkt kaum der Funktionsanspruch in der Zukunft ermitteln lässt, sollte auch der Gesichtspunkt der Erweiterbarkeit bedacht werden. Die folgende Aufstellung über Softwareanbieter der Zeitarbeitsbranche soll ihnen in kurzer Zeit einen grundlegenden Überblick verschaffen.

Für Anregungen und Fragen stehen wir Ihnen natürlich sehr gern unter info@staffoffice.de zur Verfügung.